Fattura elettronica

A partire dal 1° gennaio 2019, la fattura cartacea/analogica verrà integralmente sostituita dalla fattura in formato elettronico (file xml).

In considerazione dell’impatto rilevante che questa novità è destinata ad avere sulle dinamiche gestionali e amministrative sin qui adottate da imprese e professionisti di seguito, per punti, vengono elencate le operazioni minime e necessarie da eseguire per essere preparati al nuovo adempimento:

1. Accreditamento a Entratel o Fisconline – OBBLIGATORIO E’ necessario che ciascun contribuente interessato dal nuovo obbligo provveda a richiedere le credenziali Entratel / Fisconline / SPID.
La procedura richiede tempi tecnici per il rilascio dei dati di accesso. E’ opportuno che, chi ancora non avesse provveduto, si attivi il prima possibile.

2. Aggiornamento delle prassi amministrative Le nuove modalità di emissione della fattura elettronica richiedono che il documento venga trasmesso con modalità telematiche all’Agenzia delle Entrate tempestivamente, entro le 24 del giorno di effettuazione dell’operazione ai fini IVA.
Non sarà più possibile gestire la fatturazione, come è di prassi in molte realtà, concentrando l’emissione dei documenti con cadenza periodica (ad esempio a fine mese).
Sarà quindi necessario adeguare l’organizzazione interna e le prassi amministrative affinché la fatturazione venga gestita in tempo reale e tempestivamente, salvo che si decida di gestire l’operazione tramite fatturazione differita.

3. Aggiornamento delle anagrafiche clienti Il corretto invio e recapito delle fatture xml avverrà solo a fronte di un esito positivo di controlli formali posti in essere dall’Agenzia delle Entrate. Nell’ipotesi in cui questi controlli dessero esito negativo la fattura verrà scartata e si considererà non emessa con relative conseguenze sanzionatorie.
E’ quindi consigliabile circolarizzare tutti i clienti richiedendo a ciascuno il canale tramite il quale intendono ricevere le fatture elettroniche:

• l’indirizzo PEC, non necessariamente quello risultante da visura camerale essendo possibile scegliere uno o più indirizzi PEC anche creati appositamente per la gestione del nuovo adempimento

o, in alternativa

• Il Codice Identificativo, potrà essere richiesto solo dai soggetti titolari di un canale FTP già accreditato presso il Sistema di Interscambio o attraverso intermediari che offrono il servizio quali le Software House.

Questi dati sono di fondamentale importanza in quanto dovranno essere riportati nella fattura elettronica per garantire una rapida consegna al destinatario.

4. Aggiornamento dei sistemi informatici – OBBLIGATORIO Con l’introduzione del nuovo obbligo non avranno più rilevanza fiscale tutte le fatture emesse in formato (ad esempio Word, Excel o Pdf) diverso da quello elettronico. Conseguentemente è richiesto che ciascun soggetto interessato provveda ad aggiornare gli strumenti gestionali e amministrativi a propria disposizione verificando, in particolare, di disporre di un dispositivo in grado di generare e inviare la fattura elettronica.